Klachtenregeling.

Artikel 1 – Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• klacht: in het kader van deze regeling is een klacht iedere schriftelijke uiting van onvrede of een melding van een (verdenking van een) schending of onregelmatigheid, door of namens een klager, inzake:
  • de communicatie, dienstverlening/werkwijze van Simavi in het algemeen;
  • het gedrag, handelen of nalaten van individuele Simavi medewerkers (inclusief directie, vrijwilligers en toezichthouders);
  • het gedrag, handelen of nalaten van partners, consultants en/of opdrachtnemers van Simavi, die betrokken zijn bij de uitvoering van programma’s onder verantwoordelijkheid van Simavi;
  • elk schending van de principes zoals beschreven in de Gedragscode door Simavi of aan Simavi verbonden partijen; welke niet wordt verholpen na het informeel aan de orde stellen van de klacht.
• klager: elke natuurlijke of rechtspersoon die een klacht indient.
• Klachtencoördinator: de Directeur Finance and Operations (DFO). De DFO is belast met de implementatie van deze Klachtenregeling en de voortgangsbewaking van en de rapportage over de processen en uitvoering daarvan. In het geval de klacht de DFO zelf betreft, zal de Managing Director de DFO vervangen als Klachtencoördinator.
• Case Team: Twee of meer aangewezen personen die de klacht behandelen, het onderzoek uitvoeren, de Managing Director of Raad van Toezicht adviseren over de eventueel te nemen (disciplinaire) maatregelen. In het geval de klacht de Managing Director zelf betreft, zal zijn/haar rol worden overgenomen door de voorzitter van de Raad van Toezicht.
• Interpersoonlijke schendingen: discriminatie, intimidatie, vernedering, geweld, pesten, ongewenste intimiteit, seksuele intimidatie en seksueel geweld.

Artikel 2 – Wie kan een klacht indienen

Elke natuurlijke of rechtspersoon kan een klacht indienen of een (verdenking van een) schending melden. Dit ongeacht zijn/haar positie of rol, zij het als benadeelde, slachtoffer, getuige, (berouwvolle) dader, anderszins betrokkene of bezorgde burger. Werknemers en vrijwilligers van Simavi kunnen tevens de interne Confidential adviser and complaint policy (5.2.1.7) raadplegen.

Artikel 3 – Klaagschrift

Een klacht (of melding) wordt ingediend d.m.v. het sturen van een Klaagschrift naar de Klachtencoördinator van Simavi: Simavi, Naritaweg 135, 1043 BS, Amsterdam, Nederland, bij voorkeur per e-mail naar: complaints@simavi.nl

Het klaagschrift mag niet anoniem worden ingediend en bevat ten minste:

• naam en adres van de klager;
• een beschrijving en de datum van het voorval of het gedrag waarover wordt geklaagd;
• de redenen waarom de klager dit meldt cq. bezwaar heeft tegen de handelwijze of gedrag;
• in het geval van een verdenking: onderbouwing van die verdenking
• in het geval van een interpersoonlijke schending: de namen en rollen van de betrokken personen;
• verdere ondersteunende informatie en documentatie.

Indien de schending van een dusdanige aard is dat de klager er niet op vertrouwt dat Simavi de klacht naar behoren zal behandelen of dat de klager sterke gronden heeft om zijn/haar identiteit te willen beschermen, dan kan de klager zijn klacht indienen middels de Whistle-Blower Policy (Klokkenluidersregeling) van Simavi. Deze regeling staat op de Simavi website: https://simavi.nl/en/whistle-blower-policy/.

Artikel 4 – Ontvangstbevestiging

De Klachtencoördinator zal de ontvangst van de klacht schriftelijk bevestigen binnen één werkweek na ontvangst van het klaagschrift. In deze ontvangstbevestiging wordt ook aangeven hoe de klacht zal worden behandeld en wat de verwachte duur van de behandeling is.

Artikel 5 – Behandelingstermijn en verdaging

1. De Klachtencoördinator handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift.
2. De betrokken klachtencoördinator kan de behandeling voor ten hoogste 4 weken verdagen, of in het geval van een extern onderzoek, voor de duur van dat externe onderzoek. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager.

Artikel 6 – Klachtbehandeling

Bij de behandeling van een klacht wordt prioriteit gegeven aan de belangen en privacy van de klager en de eventuele benadeelde(n) of slachtoffer(s). De laatstgenoemden zullen, waar mogelijk, worden beschermd tegen verder leed en worden geholpen om met het leed en de opgelopen schade om te gaan.

1. Vooronderzoek – De Klachtencoördinator beoordeelt de klacht en stelt daarvan de geldigheid, aard, ernst en betrokkenen vast.
   Op basis van deze beoordeling zal de Klachtencoördinator als volgt handelen:
   1. in eenvoudige gevallen, doet de Klachtencoördinator (re)actievoorstel tot afdoening van de klacht aan de Managing Director en voert dit na goedkeuring uit.
   2. In andere gevallen zal de Klachtencoördinator:
   3. een Case Team aanstellen dat passend en bekwaam is om de klacht naar behoren te behandelen. In het geval dat er sprake is van interpersoonlijke schendingen zal het Case Team altijd uit minimaal één man en één vrouw bestaan. De Klachtencoördinator leidt het Case Team;
   4. beoordelen of de klacht gemeld moet worden aan de relevante instanties of toezichthouders en ervoor zorgdragen dat dit indiennodig correct gebeurt;
   5. wanneer het een misdrijf betreft, aangifte doen bij de politie;
   6. beoordelen of het wenselijk is om hierover extern te communiceren en dit eventueel te coördineren.
2. Onderzoek – Het Case Team zal beoordelen of aanvullend onderzoek nodig is en, op basis van aard en ernst, beslissen of de klacht door henzelf kan worden onderzocht of dat daarvoor een externe partij moet worden ingeschakeld. In beide gevallen legt het Case Team een onderzoeksvoorstel ter goedkeuring voor aan de Managing Director. Het onderzoeksvoorstel zal ook aangeven op welke wijze de belangen van alle betrokken partijen beschermd worden.

Artikel 7 – Onderzoek, hoor en wederhoor, advisering

1. Het Case Team voert het onderzoek uit, c.q. zie toe op de uitvoering van het onderzoek, in overeenstemming met het onderzoeksvoorstel.
2. De klager en degene waarop de klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord om hun visie m.b.t. de klacht kenbaar te maken. Van het horen van de klager en degene waarop de klacht betrekking heeft, kan worden afgezien indien zij hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. De hoor/wederhoor worden schriftelijk vastgelegd en afgetekend door de gehoorde.
3. Op basis van alle beschikbare informatie stelt het Case Team een onderzoeksverslag op. Het verslag omvat:
   1. Een beschrijving van de klacht
   2. Een samenvatting van de bewijzen, de resultaten van hoor en wederhoor en de verdere uitkomsten van het onderzoek
   3. Conclusies en aanbevelingen. De aanbevelingen dienen, waar mogelijk, de te nemen acties en maatregelen omvatten, teneinde de slachtoffers te beschermen en verder leed of onrecht te voorkomen, het recht te herstellen en herhaling van schendingen te voorkomen.
   4. Het verslag wordt aan de Managing Director of de Raad van Toezicht voorgelegd. Een kopie van het verslag wordt opgeslagen bij het klachtenregister.

Artikel 8 – Oordeelvorming

De managing Director of Raad van Toezicht neemt kennis van de bevindingen en aanbevelingen uit het onderzoek en het verslag en vormt zich een oordeel. Indien van toepassing beslist de Managing Director of de Raad van Toezicht tevens over de te nemen straf- en/of disciplinaire en preventieve maatregelen. De straf- en/of disciplinaire maatregelen dienen altijd proportioneel en consistent te zijn.

Artikel 9 – Mededeling oordeel

1. De Klachtencoördinator stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel dat is gevormd op basis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden. Het verslag van het horen als bedoeld in art. 7 wordt bij het oordeel gevoegd. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, eventueel zijn/haar leidinggevende en eventuele anderen die bij het onderzoek zijn betrokken, krijgen een afschrift toegezonden. Echter kan, op grond van privacyoverwegingen, deze uitkomst niet of slechts ten dele worden verstrekt.
2. Indien de klager niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht, dan kan de klager zich wenden tot de Raad van Toezicht van Simavi. De Raad van Toezicht zal toetsen of de behandeling van de klacht en het onderzoek op de juiste wijze zijn uitgevoerd en of de genomen maatregelen rechtvaardig en passend zijn.

Artikel 10 – Registratie in klachtenregister

Alle klachten worden geregistreerd in het klachtenregister. Per klacht wordt een dossier aangelegd welke alle relevante documentatie, inclusief het onderzoeksverslag en het oordeel, omvat. Dit register wordt bijgehouden door de Klachtencoördinator, ten kantore van Simavi in Amsterdam, Nederland.